Libretto di benvenuto digitale gratuito: quali opzioni, e quali limiti?

Un libretto che condividi con un link o un QR code senza pagare un abbonamento. Esistono tre famiglie di soluzioni gratuite, con punti di forza e limiti diversi.

• Gli strumenti integrati nelle piattaforme: per esempio le informazioni sull'alloggio e i consigli che si possono inserire su Airbnb.
• Gli strumenti generici: Google My Maps, un PDF fatto con Canva o un documento condiviso.
• I piani gratuiti degli strumenti dedicati: una versione limitata di un software per libretti di benvenuto.

Gratuito non vuol dire senza costi: il tempo per crearlo e soprattutto quello per aggiornarlo sono i veri criteri. Un libretto gratuito ma sbagliato dopo sei mesi costa messaggi, ospiti persi e a volte una recensione.

Pensa anche a ciò che il libretto dice di te: curato, aggiornato e nella lingua dell'ospite, mostra la tua accoglienza ancora prima del suo arrivo, che sia gratuito o no.

Se tutti i tuoi ospiti prenotano su Airbnb, sono un buon inizio: lì inserisci informazioni sull'alloggio e consigli, senza installare nulla. Il loro limite principale è semplice: servono solo alle prenotazioni Airbnb.

• Un ospite arrivato da Booking o con una prenotazione diretta non li vede.
• Le informazioni vivono nell'app della piattaforma, non in un QR code che metti nell'alloggio.
• Se cambi piattaforma o ne aggiungi una, devi rifare tutto altrove.

Se affitti su più piattaforme, la pagina sul libretto di benvenuto per Airbnb spiega come un solo link serve tutti gli ospiti.

Sono gratuiti, conosciuti e facili da usare. Ognuno fa bene una cosa e male un'altra.

Per confrontare questi formati più nel dettaglio, insieme a WhatsApp e al QR code, leggi la nostra guida PDF, Google Maps, WhatsApp o QR code. E per preparare il tuo elenco prima di scegliere lo strumento, parti dal nostro modello gratuito di buoni indirizzi.

Questi strumenti hanno un punto in comune: nessuno sa dove si trova il tuo alloggio. L'ospite non vede né la distanza né il tempo a piedi, e deve aprire ogni indirizzo uno per uno nella sua app di mappe.

Una versione limitata del software completo, oppure solo una prova. Alcuni strumenti annunciano un'offerta gratuita per un libretto, come StayTap; altri, come Touch Stay, funzionano in abbonamento con una prova gratuita. Le condizioni cambiano: verificale sul sito di ogni strumento prima di iniziare.

Con HerePicks, il piano Scoperta è gratuito, senza carta di credito e senza limiti di tempo. Comprende:

• una struttura e una guida;
• fino a dieci consigli;
• il QR code e la guida pubblica, tradotta automaticamente in francese, inglese, tedesco e italiano;
• la dicitura «Creato con HerePicks» in fondo alla guida.

HerePicks si concentra sui buoni indirizzi, non sul wifi o sul regolamento della casa: è una guida di consigli, da abbinare alle tue istruzioni di arrivo. Tutti i passaggi per crearla, con le schermate, sono nella nostra guida passo dopo passo.

Prima di scegliere, guarda anche cosa succede quando superi l'offerta gratuita: i tuoi indirizzi restano visibili, puoi recuperare i tuoi contenuti, l'abbonamento è senza vincoli?

Sì, e molti host lo fanno: gli strumenti di Airbnb per gli ospiti Airbnb, un PDF per gli altri, una mappa Google My Maps per gli indirizzi. Il rischio è che le tre versioni finiscano per contraddirsi.

• Tieni una sola fonte per ogni informazione: gli indirizzi in un posto, le istruzioni di arrivo in un altro.
• Annota dove si trova ogni versione, per correggerle tutte il giorno in cui un indirizzo chiude.
• Invia lo stesso link a tutti gli ospiti, qualunque sia la piattaforma: è ciò che evita i doppioni.

Un compromesso semplice: le istruzioni di arrivo nel messaggio o sulla piattaforma, e i tuoi buoni indirizzi in un'unica guida online, condivisa con un link e un QR code.

Quando il tempo speso ad aggirare i suoi limiti supera il prezzo di un abbonamento. Alcuni segnali non ingannano:

• Vuoi consigliare più di dieci indirizzi, o preparare una guida estiva e una invernale.
• Gestisci più alloggi, ognuno con i suoi indirizzi.
• Vuoi il tuo logo, i tuoi colori e nessuna dicitura di uno strumento esterno.
• Vorresti sapere quali indirizzi consultano davvero i tuoi ospiti.
• Passi più tempo a rifare il PDF che ad accogliere i tuoi ospiti.

Se nessuno di questi punti ti riguarda, una soluzione gratuita ben curata vale più di uno strumento a pagamento riempito male. I dettagli dei piani a pagamento sono nella pagina dei prezzi.

Partendo dai tuoi ospiti, non dallo strumento. Bastano quattro domande:

1. Dove prenotano? Su una sola piattaforma, o su più piattaforme e in diretta?
2. Che lingue parlano? Un libretto in una sola lingua ne esclude una parte.
3. Quanto spesso cambiano i tuoi indirizzi? Un formato fisso invecchia in fretta.
4. Dove lo leggeranno? Sul telefono, per strada: il formato deve essere leggibile su uno schermo piccolo.

Per confrontare gli strumenti dedicati, gratuiti o no, la pagina su come scegliere un libretto di benvenuto digitale indica i criteri che contano.