Digitale Gästemappe kostenlos: welche Möglichkeiten, welche Grenzen?

Eine Gästemappe, die ihr per Link oder QR-Code teilt, ohne ein Abo zu bezahlen. Es gibt drei Arten von Gratis-Lösungen, mit unterschiedlichen Stärken und Grenzen.

• In Plattformen eingebaute Werkzeuge: zum Beispiel die Infos zur Unterkunft und die Empfehlungen, die man bei Airbnb hinterlegen kann.
• Allgemeine Tools: Google My Maps, ein mit Canva gestaltetes PDF oder ein geteiltes Dokument.
• Gratis-Pläne spezialisierter Tools: eine eingeschränkte Version einer Gästemappen-Software.

Kostenlos heisst nicht ohne Aufwand: die Zeit zum Erstellen und vor allem die Zeit zum Aktualisieren sind die echten Kriterien. Eine Gratis-Mappe, die nach sechs Monaten falsch ist, kostet Nachrichten, verirrte Gäste und manchmal eine Bewertung.

Denkt auch daran, was die Gästemappe über euch sagt: sorgfältig, aktuell und in der Sprache des Gastes zeigt sie euren Empfang schon vor seiner Ankunft, ob kostenlos oder nicht.

Wenn alle eure Gäste über Airbnb buchen, sind sie ein guter Anfang: Ihr hinterlegt dort Infos zur Unterkunft und Empfehlungen, ohne etwas zu installieren. Ihre wichtigste Grenze ist einfach: Sie dienen nur Airbnb-Buchungen.

• Ein Gast, der über Booking oder direkt gebucht hat, sieht sie nicht.
• Die Infos leben in der App der Plattform, nicht auf einem QR-Code in der Unterkunft.
• Wechselt ihr die Plattform oder kommt eine dazu, müsst ihr alles anderswo neu machen.

Wenn ihr auf mehreren Plattformen vermietet, erklärt die Seite zur Airbnb-Gästemappe, wie ein einziger Link allen Gästen dient.

Sie sind kostenlos, bekannt und leicht zu bedienen. Jedes kann eine Sache gut und eine andere schlecht.

Einen genaueren Vergleich dieser Formate, mit WhatsApp und QR-Code, findet ihr in unserem Leitfaden PDF, Google Maps, WhatsApp oder QR-Code. Und um eure Liste vorzubereiten, bevor ihr ein Tool wählt, startet mit unserer kostenlosen Vorlage für gute Adressen.

Diese Tools haben eines gemeinsam: Keines weiss, wo eure Unterkunft liegt. Der Gast sieht weder Entfernung noch Gehzeit und muss jede Adresse einzeln in seiner Karten-App öffnen.

Eine eingeschränkte Version der vollen Software oder nur einen Testzeitraum. Manche Tools werben mit einem Gratis-Angebot für eine Gästemappe, etwa StayTap; andere, wie Touch Stay, funktionieren mit Abo und kostenloser Testphase. Die Bedingungen ändern sich: Prüft sie auf der Website jedes Tools, bevor ihr loslegt.

Bei HerePicks ist der Entdecker-Plan kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Er umfasst:

• eine Unterkunft und einen Guide;
• bis zu zehn Empfehlungen;
• den QR-Code und den öffentlichen Guide, automatisch übersetzt auf Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch;
• den Hinweis «Erstellt mit HerePicks» unten im Guide.

HerePicks konzentriert sich auf gute Adressen, nicht auf WLAN oder Hausordnung: Es ist ein Empfehlungs-Guide, den ihr mit euren Infos zur Ankunft kombiniert. Alle Schritte zum eigenen Guide, mit Screenshots, stehen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schaut vor der Wahl auch, was passiert, wenn ihr über das Gratis-Angebot hinausgeht: Bleiben eure Adressen sichtbar, bekommt ihr eure Inhalte zurück, ist das Abo ohne Bindung?

Ja, und viele Gastgeber tun das: die Airbnb-Werkzeuge für Airbnb-Gäste, ein PDF für die anderen, eine Karte in Google My Maps für die Adressen. Das Risiko: Die drei Versionen widersprechen sich irgendwann.

• Behaltet eine einzige Quelle pro Information: die Adressen an einem Ort, die Ankunftsinfos an einem anderen.
• Notiert, wo welche Version liegt, damit ihr alle korrigieren könnt, wenn eine Adresse schliesst.
• Schickt allen Gästen denselben Link, egal über welche Plattform sie gebucht haben: So vermeidet ihr Doppelungen.

Ein einfacher Kompromiss: eure Ankunftsinfos in der Nachricht oder auf der Plattform, und eure guten Adressen in einem einzigen Online-Guide, geteilt per Link und QR-Code.

Wenn die Zeit, die ihr mit dem Umgehen ihrer Grenzen verbringt, den Preis eines Abos übersteigt. Ein paar Zeichen sind eindeutig:

• Ihr wollt mehr als zehn Adressen empfehlen oder einen Sommer- und einen Winter-Guide vorbereiten.
• Ihr verwaltet mehrere Unterkünfte, jede mit eigenen Adressen.
• Ihr wollt euer Logo, eure Farben und keinen Hinweis auf ein fremdes Tool.
• Ihr möchtet wissen, welche Adressen eure Gäste wirklich ansehen.
• Ihr verbringt mehr Zeit damit, euer PDF neu zu machen, als eure Gäste zu empfangen.

Trifft nichts davon zu, ist eine gut gepflegte Gratis-Lösung besser als ein schlecht gefülltes Bezahl-Tool. Die bezahlten Pläne findet ihr auf der Preisseite.

Ausgehend von euren Gästen, nicht vom Tool. Vier Fragen reichen:

1. Wo buchen sie? Auf einer einzigen Plattform oder auf mehreren und direkt?
2. Welche Sprachen sprechen sie? Eine Mappe in nur einer Sprache schliesst einen Teil aus.
3. Wie oft ändern sich eure Adressen? Ein starres Format veraltet schnell.
4. Wo lesen sie sie? Auf dem Handy, unterwegs: Das Format muss auf einem kleinen Bildschirm lesbar sein.

Um spezialisierte Tools zu vergleichen, kostenlos oder nicht, nennt die Seite zum Vergleich digitaler Gästemappen die Kriterien, die zählen.