Creare un libretto di benvenuto digitale: cosa metterci e come tenerlo aggiornato

È la versione online del raccoglitore lasciato nell'alloggio: una pagina che l'ospite apre sul telefono, con un link o un QR code, senza app da installare. Contiene ciò che un host spiegherebbe a voce: come entrare, come funziona tutto e dove mangiare bene.

La differenza con la carta sta in una parola: aggiornamento. Una correzione fatta una volta è visibile a tutti gli ospiti, anche a chi è già sul posto. Niente più copie superate dimenticate in una camera.

Alcuni strumenti coprono tutto (arrivo, wifi, regolamento, servizi a pagamento), altri solo una parte. HerePicks, per esempio, si occupa solo dei buoni indirizzi. Per scegliere, vedi il nostro confronto tra libretti di benvenuto.

Per cominciare bastano tre tipi di informazioni: quelle pratiche, i tuoi consigli e gli spostamenti. Tutto il resto può aspettare. Un libretto troppo carico manca il suo obiettivo, non perché manchino informazioni, ma perché ce ne sono troppe, mal ordinate.

Le informazioni pratiche

• Il codice wifi e dove si trova il router.
• Gli orari di arrivo e partenza, e come riconsegnare le chiavi.
• Come funzionano gli apparecchi che creano dubbi: riscaldamento, piano cottura, macchina del caffè.
• La raccolta differenziata e i giorni di ritiro.
• Il numero da chiamare in caso di problemi, e i numeri di emergenza.

Queste informazioni pratiche non fanno parte di HerePicks, che copre solo i consigli locali: restano nel messaggio di arrivo, su un foglio nell'alloggio o nello strumento che usi già.

I tuoi consigli locali

Due o tre indirizzi per categoria (ristorante, bar, passeggiata, visita), non venti, ognuno con una frase che dice perché ti piace. È la parte che ti distingue da una guida turistica, e quella che gli ospiti consultano per tutto il soggiorno. Tutti i dettagli nella nostra guida sui buoni indirizzi da consigliare. Per prepararli, il nostro modello gratuito ti dà una lista pronta da compilare.

Spostarsi

Il parcheggio, la fermata del bus o del tram più vicina, la stazione e la distanza a piedi dal centro. In Svizzera diverse regioni danno agli ospiti una carta che include i trasporti pubblici: se è il caso della tua, dillo chiaramente, molti viaggiatori lo scoprono troppo tardi.

Cosa è meglio lasciare fuori

Le lunghe storie della casa, i consigli copiati da una guida turistica, le regole scritte in maiuscolo. Un ospite che arriva stanco legge l'essenziale e nient'altro; tutto ciò che non lo aiuta a stare bene gli fa perdere tempo.

Per bisogno, nell'ordine in cui l'ospite li incontra: arrivare, sistemarsi, mangiare e uscire, spostarsi, ripartire. Un ordine alfabetico o tematico lo costringe a cercare.

1. Arrivare: accesso, chiavi, wifi.
2. Sistemarsi: apparecchi, le regole davvero utili.
3. Mangiare e uscire: i tuoi indirizzi.
4. Spostarsi: trasporti, parcheggio.
5. Ripartire: orari, chiavi, cosa lasciare.

Metti l'informazione più richiesta in cima a ogni parte e scrivi frasi brevi. Un paragrafo di dieci righe sullo schermo di un telefono non lo legge nessuno. Un ospite appena arrivato vuole il wifi e l'orario della colazione, non la storia della casa.

Dipende da quanto spesso cambiano le tue informazioni. Se non si muovono quasi mai, la carta può bastare; appena un luogo chiude o cambia orari più di una volta l'anno, il digitale fa risparmiare tempo ed evita errori.

La carta ha vantaggi reali: non richiede né telefono né rete, e alcuni ospiti preferiscono sfogliarla. Niente impedisce di combinare le due cose: un foglio per l'essenziale (wifi, emergenze) e un QR code per tutto ciò che cambia, a cominciare dai tuoi consigli.

Più della prima stampa, perché il costo arriva soprattutto dopo: ogni correzione, ogni ristampa, ogni copia da sostituire.

Ciò che si conta raramente

• Il tempo per ritrovare il file, correggerlo e ristamparlo.
• Il prezzo di ogni nuova stampa e della plastificazione.
• Il tempo per sostituire la copia in ogni camera o alloggio.
• L'impressione data da un indirizzo superato finché la nuova versione non è pronta.

Il calcolo da fare

Fai il conto su un anno: numero di correzioni, moltiplicato per il tempo speso e il costo di stampa, moltiplicato per il numero di copie. Confrontalo con l'abbonamento a uno strumento digitale, o con la sua offerta gratuita. Per un solo alloggio con indirizzi stabili, la carta resta spesso la più economica; con più alloggi o cambiamenti frequenti, il tempo risparmiato vince presto.

Con tre elementi: il tuo logo, il tuo colore principale e un messaggio di benvenuto scritto con il tuo tono. Il resto, caratteri su misura o animazioni, conta molto meno della chiarezza.

Un libretto con i tuoi colori, senza il marchio di uno strumento esterno, rafforza l'idea che l'attenzione viene da te, come l'arredamento o l'accoglienza di persona. Non serve un grafico né un manuale d'immagine: un logo e un colore bastano perché la guida somigli alla tua casa e non a un modello.

Il messaggio di benvenuto merita qualche minuto: due o tre frasi, una parola su ciò che ami della tua regione, e il tuo nome. Spesso è la prima cosa che l'ospite legge.

Evita le formule fatte («Vi auguriamo un piacevole soggiorno presso la nostra struttura»): si leggono come un regolamento. Un tono semplice, in prima persona, dà subito la sensazione di essere accolti da qualcuno.

Il bisogno di fondo è lo stesso ovunque: informazioni pratiche aggiornate, consigli sinceri, un accesso semplice. Cambia solo la priorità, a seconda che ci sia qualcuno sul posto o no.

• Hotel: la reception risponde alle domande, ma non a tutte le ore; il libretto prende il testimone la sera e mantiene coerente la tua immagine. Vedi il libretto di benvenuto per hotel.
• Affitto breve: senza nessuno sul posto, il libretto fa tutto il lavoro di accoglienza, dall'arrivo ai consigli. Vedi il libretto di benvenuto per casa vacanze e il caso Airbnb.
• Campeggio: molte piazzole, rete a volte debole; un QR code nei punti di passaggio evita di dipendere dalla connessione in piazzola. Vedi il libretto di benvenuto per campeggio.
• Bed and breakfast: il rapporto con l'host è il punto di forza; il libretto evita di ripetere gli stessi consigli e lascia più spazio allo scambio. Vedi il libretto di benvenuto per B&B.
• Property manager: un libretto per alloggio, da tenere aggiornato senza ristampare. Vedi la pagina per property manager.

Correggendo man mano e facendo il punto a ogni stagione. È qui che falliscono la maggior parte dei libretti: un ristorante chiude, un orario cambia, e nessuno ristampa il raccoglitore prima dell'anno dopo. Risultato: un ospite che segue un consiglio superato, e una brutta impressione che non costava nulla evitare.

• Correggi appena un ospite ti segnala un cambiamento.
• Fai un controllo completo all'inizio di ogni stagione.
• Data i tuoi aggiornamenti, per sapere cosa è invecchiato.
• Chiedi agli ospiti cosa è mancato loro.

Un formato online rende queste correzioni quasi gratuite: pochi secondi, e tutti vedono la versione giusta. Bisogna però che il libretto si trovi: la nostra guida al QR code per l'accoglienza spiega dove metterlo e cosa scriverci accanto. E se non c'è nessuno sul posto all'arrivo, vedi anche il check-in autonomo.