Eine digitale Gästemappe erstellen: was hineingehört und wie sie aktuell bleibt

Die Online-Version des Ordners in der Unterkunft, oft auch digitaler Gästeguide genannt: eine Seite, die Gäste per Link oder QR-Code auf dem Handy öffnen, ohne App. Sie enthält, was ein Gastgeber persönlich erklären würde: wie man hineinkommt, wie alles funktioniert und wo man gut isst.

Der Unterschied zum Papier liegt in einem Wort: Aktualisierung. Eine Korrektur, einmal gemacht, sehen alle Gäste, auch die, die schon da sind. Kein veraltetes Exemplar liegt mehr in einem Zimmer herum.

Manche Tools decken alles ab (Anreise, WLAN, Hausordnung, kostenpflichtige Zusatzleistungen), andere nur einen Teil. HerePicks zum Beispiel kümmert sich nur um die guten Adressen. Zur Auswahl hilft unser Vergleich digitaler Gästemappen.

Für den Anfang reichen drei Arten von Informationen: das Praktische, eure Empfehlungen und die Mobilität. Alles andere kann warten. Eine überladene Gästemappe verfehlt ihr Ziel, nicht weil Informationen fehlen, sondern weil es zu viele sind, schlecht sortiert.

Die praktischen Informationen

• Der WLAN-Code und wo der Router steht.
• Ankunfts- und Abreisezeiten, und wie man die Schlüssel zurückgibt.
• Wie die Geräte funktionieren, die Fragen aufwerfen: Heizung, Kochfeld, Kaffeemaschine.
• Abfalltrennung und Abfuhrtage.
• Die Nummer für den Notfall bei Problemen, und die Notrufnummern.

Diese praktischen Informationen gehören nicht zu HerePicks, das nur die lokalen Empfehlungen abdeckt: Sie bleiben in eurer Anreisenachricht, auf einem Blatt in der Unterkunft oder in dem Tool, das ihr schon nutzt.

Eure lokalen Empfehlungen

Zwei oder drei Adressen pro Kategorie (Restaurant, Café, Wanderung, Sehenswertes), nicht zwanzig, jeweils mit einem Satz, warum ihr sie mögt. Das ist der Teil, der euch von einem Reiseführer unterscheidet, und den Gäste während des ganzen Aufenthalts nutzen. Alle Details stehen in unserem Leitfaden zu guten Adressen für Gäste. Zur Vorbereitung gibt euch unsere kostenlose Vorlage eine Liste zum Ausfüllen.

Unterwegs sein

Parkplatz, die nächste Bus- oder Tramhaltestelle, der Bahnhof und die Gehzeit ins Zentrum. In der Schweiz geben mehrere Regionen ihren Gästen eine Karte mit freier Fahrt im ÖV ab: Wenn das bei euch so ist, sagt es klar, viele Reisende erfahren es zu spät.

Was man besser weglässt

Lange Geschichten über das Haus, aus einem Reiseführer kopierte Empfehlungen, Regeln in Grossbuchstaben. Ein müder Gast liest bei der Ankunft das Wesentliche und nichts sonst; alles, was nicht zu einem guten Aufenthalt beiträgt, kostet ihn Zeit.

Nach Bedarf, in der Reihenfolge, in der Gäste ihn erleben: ankommen, sich einrichten, essen und ausgehen, unterwegs sein, abreisen. Eine alphabetische oder thematische Ordnung zwingt sie zu suchen.

1. Ankommen: Zugang, Schlüssel, WLAN.
2. Sich einrichten: Geräte, die wirklich wichtigen Regeln.
3. Essen und ausgehen: eure Adressen.
4. Unterwegs sein: ÖV, Parkplatz.
5. Abreisen: Zeiten, Schlüssel, was man zurücklassen soll.

Stellt die meistgefragte Information an den Anfang jedes Teils und schreibt kurze Sätze. Einen Absatz mit zehn Zeilen liest auf dem Handy niemand. Ein Gast, der gerade angekommen ist, will das WLAN und die Frühstückszeit, nicht die Geschichte des Hauses.

Das hängt davon ab, wie oft sich eure Angaben ändern. Bleiben sie fast immer gleich, kann Papier reichen; sobald ein Ort mehr als einmal im Jahr schliesst oder die Öffnungszeiten ändert, spart das Digitale Zeit und vermeidet Fehler.

Papier hat echte Stärken: Es braucht weder Handy noch Netz, und manche Gäste blättern lieber. Nichts spricht dagegen, beides zu kombinieren: ein Blatt für das Wesentliche (WLAN, Notfälle) und ein QR-Code für alles, was sich ändert, allen voran eure Empfehlungen.

Mehr als der erste Druck, denn die Kosten entstehen vor allem danach: bei jeder Korrektur, jedem Neudruck, jedem Exemplar, das ersetzt werden muss.

Was man selten mitrechnet

• Die Zeit, die Datei zu suchen, zu korrigieren und neu zu drucken.
• Den Preis jedes neuen Drucks und des Laminierens.
• Die Zeit, das Exemplar in jedem Zimmer oder jeder Wohnung zu ersetzen.
• Den Eindruck einer veralteten Adresse, bis die neue Version bereit ist.

Die Rechnung

Rechnet auf ein Jahr: Anzahl Korrekturen, mal Zeitaufwand und Druckkosten, mal Anzahl Exemplare. Vergleicht das mit dem Abo eines digitalen Tools oder sogar mit seinem Gratis-Angebot. Für eine einzige Unterkunft mit stabilen Adressen ist Papier oft am günstigsten; mit mehreren Unterkünften oder häufigen Änderungen gewinnt schnell die gesparte Zeit.

Mit drei Elementen: eurem Logo, eurer Hauptfarbe und einer Willkommensnachricht in eurem Ton. Der Rest, eigene Schriften oder Animationen, zählt viel weniger als Klarheit.

Eine Gästemappe in euren Farben, ohne die Marke eines fremden Tools, verstärkt den Eindruck, dass die Aufmerksamkeit von euch kommt, genau wie die Einrichtung oder der persönliche Empfang. Ihr braucht weder Grafiker noch Designrichtlinien: Ein Logo und eine Farbe reichen, damit der Guide nach eurem Haus aussieht und nicht nach einer Vorlage.

Die Willkommensnachricht verdient ein paar Minuten: zwei oder drei Sätze, ein Wort dazu, was ihr an eurer Region mögt, und euer Vorname. Oft ist sie das Erste, was Gäste lesen.

Vermeidet Floskeln («Wir wünschen Ihnen einen angenehmen Aufenthalt in unserem Betrieb»): Sie lesen sich wie eine Hausordnung. Ein einfacher Ton in der ersten Person gibt sofort das Gefühl, von jemandem empfangen zu werden.

Der Grundbedarf ist überall derselbe: aktuelle praktische Infos, ehrliche Empfehlungen, einfacher Zugang. Nur die Priorität ändert sich, je nachdem, ob jemand vor Ort ist oder nicht.

• Hotel: Die Rezeption beantwortet Fragen, aber nicht rund um die Uhr; die Gästemappe übernimmt am Abend und wahrt ein einheitliches Bild. Siehe die digitale Hotelmappe.
• Ferienwohnung: Ohne jemanden vor Ort übernimmt die Gästemappe den ganzen Empfang, von der Ankunft bis zu den Empfehlungen. Siehe die digitale Gästemappe für Ferienwohnungen und den Fall Airbnb.
• Campingplatz: viele Stellplätze, manchmal schwacher Empfang; ein QR-Code an den Durchgangsorten macht unabhängig von der Verbindung auf dem Platz. Siehe die Gästemappe für den Campingplatz.
• Bed and Breakfast: Die Beziehung zu den Gastgebern ist die Stärke; die Gästemappe erspart es, dieselben Tipps zu wiederholen, und lässt mehr Raum für Gespräche. Siehe die Gästemappe für B&B.
• Verwaltung: eine Gästemappe pro Wohnung, aktuell gehalten ohne Neudruck. Siehe die Seite für Verwaltungen.

Indem man laufend korrigiert und jede Saison eine Durchsicht macht. Genau hier scheitern die meisten Gästemappen: Ein Restaurant schliesst, Öffnungszeiten ändern sich, und niemand druckt den Ordner vor dem nächsten Jahr neu. Das Ergebnis: ein Gast, der einer veralteten Empfehlung folgt, und ein schlechter Eindruck, der nichts gekostet hätte.

• Korrigiert sofort, wenn euch ein Gast eine Änderung meldet.
• Macht zu Beginn jeder Saison eine vollständige Durchsicht.
• Datiert eure Aktualisierungen, damit ihr wisst, was veraltet ist.
• Fragt eure Gäste, was ihnen gefehlt hat.

Ein Online-Format macht diese Korrekturen fast gratis: ein paar Sekunden, und alle sehen die richtige Version. Man muss die Gästemappe aber auch finden: Unser Leitfaden zum QR-Code für den Gästeempfang erklärt, wo er hingehört und was daneben stehen sollte. Und wenn niemand vor Ort ist, lest auch Self-Check-in.