Modelli di messaggi per i tuoi ospiti: dalla prenotazione alla recensione

Un solo obiettivo, poche righe e il momento giusto. Un messaggio che contiene tutto, dal codice della porta al ristorante della sera, inviato tre settimane prima, non lo rilegge nessuno il giorno stesso.

• Breve: da tre a sei righe. Ciò che è più lungo va in un link.
• Al momento giusto: l'informazione arriva quando serve all'ospite, non prima.
• Personale: il nome e, quando ce l'hai, un dettaglio sul suo soggiorno.
• Nella sua lingua: almeno per le istruzioni di accesso.

I modelli che seguono sono punti di partenza. Sostituisci le parti tra parentesi quadre e mantieni il tuo tono: un ospite si accorge subito di un messaggio copiato e incollato.

Grazie, e una domanda utile: l'orario di arrivo previsto. Non serve ancora mandare codici o l'elenco dei ristoranti.

Le informazioni per preparare il viaggio: come arrivare, dove parcheggiare e il link ai tuoi buoni indirizzi. È il momento in cui gli ospiti organizzano il soggiorno, e una carta ospite che offre i trasporti cambia i loro piani.

Per sapere se la tua regione offre i trasporti, leggi la nostra guida alle carte ospite in Svizzera.

Le istruzioni di accesso, e nient'altro: l'indirizzo esatto, come trovare l'ingresso, il codice o la cassetta delle chiavi e come contattarti. Una foto della porta vale più di un lungo paragrafo.

Tutto su un arrivo senza nessuno sul posto, anche per gli ospiti che non parlano la tua lingua, è nella nostra guida al check-in autonomo.

Una volta, il giorno dopo l'arrivo, per chiedere se va tutto bene. È il messaggio che evita brutte sorprese a fine soggiorno: un problema segnalato presto si risolve, uno scoperto in una recensione non si recupera più.

Se le previsioni annunciano pioggia, un secondo messaggio breve con due idee al coperto può salvare una giornata: il nostro articolo su cosa consigliare quando piove dà degli esempi.

Le indicazioni per la partenza, in pochi punti, la sera prima: l'orario, le chiavi e ciò che ti aspetti davvero. Nessuna lista di faccende: l'ospite non è lì per fare le pulizie.

Una sola volta, il giorno della partenza o il giorno dopo, con un dettaglio sul loro soggiorno. Non offrire mai nulla in cambio: Airbnb e Booking lo vietano.

Per approfondire, la nostra guida alle recensioni a 5 stelle spiega cosa fa davvero un buon voto e come rispondere alle critiche.

• Dire tutto nel primo messaggio: l'ospite non ritroverà il codice d'accesso in mezzo ai ristoranti.
• Scrivere il regolamento in maiuscolo: una regola importante si dice con calma, spiegandone il motivo.
• Moltiplicare i solleciti: un messaggio senza risposta non richiede tre promemoria, tranne che per l'orario di arrivo.
• Cambiare un'informazione senza avvisare: se il codice cambia, rimandalo, anche se l'avevi già dato.
• Chiedere cinque stelle: parla della recensione, mai del voto.
• Dimenticare di provare i link: apri il link della tua guida sul telefono prima di inviarlo.

Rileggi ogni modello come se fossi l'ospite, sul telefono, appena sceso dal treno: ciò che non è chiaro in quel momento non lo è affatto.

Sì per il momento di invio, no per i contenuti fissi. Airbnb permette di programmare i messaggi, e la maggior parte dei software di gestione offre dei modelli: comodo per non dimenticare nulla.

• Mantieni il nome e almeno un dettaglio personalizzato.
• Rileggi i messaggi programmati prima di ogni stagione: un codice o un orario cambiano in fretta.
• Metti nel messaggio il link alla tua guida invece dell'elenco degli indirizzi: il link resta aggiornato, il testo no.

Se affitti su più piattaforme, un solo link della guida serve a tutti gli ospiti: è l'idea del nostro libretto di benvenuto per case vacanza.