Nachrichtenvorlagen für eure Gäste: von der Buchung bis zur Bewertung

Ein Ziel, ein paar Zeilen und der richtige Moment. Eine Nachricht mit allem, vom Türcode bis zum Restaurant für den Abend, drei Wochen vorher verschickt, liest am Tag selbst niemand mehr.

• Kurz: drei bis sechs Zeilen. Was länger ist, gehört in einen Link.
• Gut getimt: Die Info kommt, wenn der Gast sie braucht, nicht vorher.
• Persönlich: der Vorname und, wenn ihr eines habt, ein Detail zu seinem Aufenthalt.
• In seiner Sprache: mindestens die Zugangsinfos.

Die folgenden Vorlagen sind Ausgangspunkte. Ersetzt die Teile in eckigen Klammern und behaltet euren Ton: Gäste merken schnell, wenn eine Nachricht kopiert ist.

Danke, und eine nützliche Frage: die geplante Ankunftszeit. Codes oder eine Liste von Restaurants braucht es jetzt noch nicht.

Die Infos zur Reiseplanung: wie man hinkommt, wo man parkiert, und den Link zu euren guten Adressen. In diesem Moment planen Gäste ihren Aufenthalt, und eine Gästekarte mit freier Fahrt im ÖV kann ihre Pläne ändern.

Ob eure Region den ÖV schenkt, steht in unserem Leitfaden zu den Gästekarten in der Schweiz.

Die Zugangsinfos und sonst nichts: die genaue Adresse, wie man den Eingang findet, der Code oder der Schlüsselsafe und wie man euch erreicht. Ein Foto der Tür ist besser als ein langer Absatz.

Alles zu einer Ankunft ohne jemanden vor Ort, auch für Gäste, die eure Sprache nicht sprechen, steht in unserem Leitfaden zum Self-Check-in.

Einmal, am Tag nach der Ankunft, um zu fragen, ob alles passt. Diese Nachricht erspart böse Überraschungen am Ende: Ein früh gemeldetes Problem lässt sich lösen, eines, das erst in einer Bewertung auftaucht, nicht mehr.

Ist Regen angesagt, kann eine zweite kurze Nachricht mit zwei Ideen unter Dach einen Tag retten: Unser Artikel mit Schlechtwetter-Tipps für Gäste gibt Beispiele.

Die Infos zur Abreise, in wenigen Punkten, am Vorabend: die Uhrzeit, die Schlüssel und was ihr wirklich erwartet. Keine Putzliste: Gäste sind nicht zum Putzen da.

Einmal, am Abreisetag oder am Tag danach, mit einem Detail zu ihrem Aufenthalt. Bietet nie eine Gegenleistung an: Airbnb und Booking verbieten das.

Mehr dazu in unserem Leitfaden zu 5-Sterne-Bewertungen: was eine gute Bewertung wirklich ausmacht und wie man auf Kritik antwortet.

• Alles in die erste Nachricht packen: Der Gast findet den Türcode zwischen den Restaurants nicht mehr.
• Die Hausregeln in Grossbuchstaben schreiben: Eine wichtige Regel sagt man ruhig, mit ihrem Grund.
• Zu oft nachhaken: Eine unbeantwortete Nachricht braucht keine drei Erinnerungen, ausser für die Ankunftszeit.
• Infos ändern, ohne Bescheid zu geben: Ändert sich der Code, schickt ihn nochmals, auch wenn ihr ihn schon mitgeteilt habt.
• Um fünf Sterne bitten: Sprecht von der Bewertung, nie von der Note.
• Links nicht testen: Öffnet den Link zu eurem Guide auf dem Handy, bevor ihr ihn verschickt.

Lest jede Vorlage so, als wärt ihr der Gast, auf dem Handy, beim Aussteigen aus dem Zug: Was in diesem Moment nicht klar ist, ist gar nicht klar.

Ja für den Zeitpunkt, nein für starre Inhalte. Airbnb erlaubt geplante Nachrichten, und die meisten Verwaltungsprogramme bieten Vorlagen: praktisch, damit nichts vergessen geht.

• Behaltet den Vornamen und mindestens ein persönliches Detail.
• Lest geplante Nachrichten vor jeder Saison durch: Ein Code oder eine Uhrzeit ändert sich schnell.
• Setzt den Link zu eurem Guide in die Nachricht statt der Liste der Adressen: Der Link bleibt aktuell, der Text nicht.

Wenn ihr auf mehreren Plattformen vermietet, dient ein einziger Guide-Link allen Gästen: Das ist die Idee unserer Gästemappe für Ferienwohnungen.