Modèles de messages pour vos voyageurs : de la réservation à l'avis

Un seul objectif, quelques lignes, et le bon moment. Un message qui contient tout, du code d'accès au restaurant du soir, envoyé trois semaines avant, ne sera relu par personne le jour J.

• Court : trois à six lignes. Ce qui est plus long va dans un lien.
• Au bon moment : l'information arrive quand le voyageur en a besoin, pas avant.
• Personnel : le prénom, et un détail sur leur séjour quand vous en avez un.
• Dans leur langue : au moins pour les instructions d'accès.

Les modèles qui suivent sont des points de départ. Remplacez les éléments entre crochets, et gardez votre ton : un voyageur sent vite un message copié-collé.

Merci, et une question utile : l'heure d'arrivée prévue. Inutile d'envoyer déjà les codes ou la liste des restaurants.

Les informations pour préparer le voyage : comment venir, où se garer, et le lien vers vos bonnes adresses. C'est le moment où les voyageurs organisent leur séjour, et où une carte d'hôte qui offre les transports change leurs plans.

Pour savoir si votre région offre les transports, voyez notre guide sur les cartes d'hôtes en Suisse.

Les instructions d'accès, et rien d'autre : l'adresse exacte, comment trouver l'entrée, le code ou la boîte à clés, et comment vous joindre. Une photo de la porte vaut mieux qu'un long paragraphe.

Tout le détail d'une arrivée sans personne sur place, y compris pour les voyageurs qui ne parlent pas votre langue, est dans notre guide sur l'accueil voyageur autonome.

Une fois, le lendemain de l'arrivée, pour demander si tout va bien. C'est le message qui évite les mauvaises surprises en fin de séjour : un problème signalé tôt se règle, un problème découvert dans un avis ne se rattrape plus.

Si la météo annonce de la pluie, un second message court avec deux idées à l'abri peut sauver une journée : notre article sur ce qu'il faut recommander quand il pleut en donne des exemples.

Les consignes de départ, en quelques points, la veille au soir : l'heure, les clés, et ce que vous attendez vraiment. Pas de liste de tâches ménagères : le voyageur n'est pas là pour faire le ménage.

Une seule fois, le jour du départ ou le lendemain, avec un détail sur leur séjour. Ne proposez jamais de contrepartie : Airbnb et Booking l'interdisent.

Pour aller plus loin, notre guide sur les avis 5 étoiles explique ce qui fait vraiment une bonne note et comment répondre aux critiques.

• Tout dire dans le premier message : le voyageur ne retrouvera pas le code d'accès noyé au milieu des restaurants.
• Écrire le règlement en majuscules : une règle importante se dit calmement, avec sa raison.
• Multiplier les relances : un message sans réponse n'appelle pas trois rappels, sauf pour l'heure d'arrivée.
• Changer une information sans prévenir : si le code change, renvoyez-le, même si vous l'aviez déjà donné.
• Demander cinq étoiles : parlez de l'avis, jamais de la note.
• Oublier de tester les liens : ouvrez le lien de votre guide sur votre téléphone avant de l'envoyer.

Relisez chaque modèle comme si vous étiez le voyageur, sur un téléphone, à la descente du train : ce qui n'est pas clair à ce moment-là ne l'est pas du tout.

Oui pour le moment d'envoi, non pour le contenu figé. Airbnb permet de programmer des messages, et la plupart des logiciels de gestion proposent des modèles : c'est pratique pour ne rien oublier.

• Gardez le prénom et au moins un détail personnalisé.
• Relisez les messages programmés avant chaque saison : un code ou un horaire change vite.
• Mettez dans le message le lien vers votre guide, plutôt que la liste des adresses : le lien reste à jour, le texte non.

Si vous louez sur plusieurs plateformes, un seul lien de guide sert pour tous les voyageurs : c'est l'idée de notre livret d'accueil pour location saisonnière.