Ein QR-Code für den Gästeempfang: wo platzieren und was soll er öffnen?

Er gibt mit einer Geste Zugang zu Informationen, die sich ändern: eure Empfehlungen, die praktischen Angaben, alles, was ein Gastgeber persönlich erklären würde. Er ersetzt einen Gegenstand, der verloren geht oder nie geöffnet wird.

QR-Codes haben seit den Restaurantmenüs, die man widerwillig scannte, einen schlechten Ruf. Beim Gästeempfang ist das anders: Der Code ersetzt keine Karte, die man lieber in der Hand hielte, sondern ein laminiertes Blatt, das Gäste nicht begleitet, wenn sie unterwegs sind. Einmal gescannt, bleibt der Guide während des ganzen Aufenthalts auf dem Handy.

Drei Einsätze, die einen Unterschied machen

• Sofortiger Zugang zu euren Lieblingsadressen, mit der Route per Tipp auf dem Handy des Gastes.
• Immer richtige Informationen: Ein Restaurant schliesst, ihr korrigiert, alle sehen sofort die richtige Version.
• Ein Empfang über eure Präsenzzeiten hinaus: Der Gast, der um 23 Uhr ankommt, hat dieselben Informationen wie der um 15 Uhr.

Eine Webseite, die fürs Handy gemacht ist, ohne Zoomen lesbar, die sich ohne Konto und ohne App öffnet. Was der Code öffnet, macht seinen Wert aus, nicht der Code selbst.

Warum kein PDF

Ein PDF liest sich auf dem Handy schlecht: zoomen, seitlich scrollen, winzige Schrift. Vor allem ist es falsch, sobald ihr eine Adresse ändert, denn die gespeicherte Version des Gastes aktualisiert sich nicht. Unser Vergleich PDF, Google Maps, WhatsApp oder QR-Code zeigt, was jedes Format gut kann und was nicht.

Eine Adresse, die sich nie ändert

Der gedruckte QR-Code enthält eine Webadresse. Ändert sie sich, werden alle eure Drucksachen auf einen Schlag nutzlos. Wählt ein Tool, bei dem der Link gleich bleibt, wenn ihr den Inhalt bearbeitet: Das ist bei den Guides von HerePicks der Fall, deren Link und QR-Code sich nie ändern.

Vorsicht bei kostenlosen «dynamischen» QR-Codes

Manche Generatoren erstellen einen Code, der über ihre eigene Weiterleitungsadresse läuft. Endet die Gratis-Testphase oder wird der Dienst eingestellt, funktioniert der gedruckte Code nicht mehr. Prüft vor dem Druck von Dutzenden Exemplaren, auf welche Adresse euer Code zeigt.

Dorthin, wo Gäste sitzen, warten oder bei der Ankunft vorbeigehen: Dort haben sie Zeit und Lust, ihn zu scannen. Platziert ihn auf Augenhöhe oder flach dort, wo man sein Handy ablegt, an einem gut beleuchteten Ort.

Vermeidet Schubladen, geschlossene Ordner und schlecht beleuchtete Ecken: Ein QR-Code, den niemand sieht, existiert nicht. Mehr nach Art der Unterkunft zeigen die digitale Hotelmappe und die Gästemappe für den Campingplatz.

Ein QR-Code oder mehrere?

Derselbe Code kann überall hängen: in jedem Zimmer, an der Rezeption, auf der Schlüsselnotiz. Mehrere Codes ergeben nur Sinn, wenn sie verschiedene Guides öffnen, zum Beispiel einen Restaurant-Guide in den Zimmern und einen Guide für Familienausflüge an der Rezeption.

Ein Format, das steht oder klebt, gross genug, um mühelos gescannt zu werden. Am praktischsten sind:

• eine A5-Karte, im Aufsteller oder auf dem Nachttisch;
• ein gefalteter A4-Aufsteller, der allein auf einer Theke steht;
• eine A4-Karte, für eine Tür oder ein Anschlagbrett;
• ein runder Aufkleber, für einen Spiegel oder eine Arbeitsfläche.

Druckt auf dickes Papier, achtet auf guten Kontrast (dunkler Code auf hellem Grund) und lasst einen weissen Rand um den Code. HerePicks erstellt diese vier Formate als PDF mit dem QR-Code eures Guides und liefert den Code allein als SVG oder PNG für eure eigenen Drucksachen.

Scannt vor dem Druck in Serie einen Probedruck dort, wo er hinkommt, mit zwei verschiedenen Handys. Zwei Minuten Test ersparen einen Stapel unbrauchbarer Karten.

Was auf die Karte gehört

• Der Name eurer Unterkunft, damit Gäste wissen, wem der Guide gehört.
• Ein Satz, der sagt, was der Code öffnet (Beispiele weiter unten).
• Der Link ausgeschrieben, für alle, die nicht scannen können.
• Die verfügbaren Sprachen, wenn ihr Gäste aus dem Ausland empfangt.

In HerePicks lassen sich die Druckvorlagen genau so einstellen: Titel, Untertitel, Logo, angezeigter Link und angegebene Sprachen.

Indem man sagt, was der Code öffnet. Ein QR-Code ohne Text gibt keinen Grund, das Handy hervorzuholen; ein konkreter Satz schon.

Denkt an die Sprachen: Wenn ihr Gäste aus dem Ausland empfangt, ergänzt eine Zeile auf Englisch, zum Beispiel «Our favourite local spots». Und erwähnt den Guide in eurer Willkommensnachricht: Wer weiss, dass es ihn gibt, sucht ihn bei der Ankunft. Unser Leitfaden zum Self-Check-in enthält eine Mustervorlage.

• Ein Code, der auf eine Adresse zeigt, die sich ändert: Alle gedruckten Exemplare werden falsch.
• Ein zu kleiner oder kontrastarmer Code: Man muss näher heran, es erneut versuchen, und gibt auf.
• Ein nie getesteter Code: ein Tippfehler in der Adresse, und es erscheint eine Fehlerseite.
• Ein Inhalt für den Computer: winzige Schrift, Zoomen nötig.
• Kein Begleittext: Niemand scannt einen Code, ohne zu wissen, was er öffnet.

Eine Vorsichtsmassnahme

Bei manchen Betrugsmaschen wird ein falscher QR-Code über einen echten geklebt, vor allem an öffentlichen Orten. Bei euch ist das Risiko gering, aber prüft ab und zu, ob eure Karten nicht ausgetauscht wurden, besonders in Gemeinschaftsräumen.

Daran, wie oft der Guide geöffnet wird, und durch den Vergleich der Platzierungen. Ein QR-Code, den niemand scannt, ist nicht unbedingt schlecht platziert: Vielleicht fehlt ein Satz, der neugierig macht, oder er ist zu klein.

• Verfolgt die Anzahl Aufrufe des Guides Woche für Woche.
• Ändert immer nur eine Sache: die Platzierung, den Satz oder das Format.
• Fragt einige Gäste, ob sie den Code gesehen haben, und wo.
• Schaut, welche Adressen am meisten angesehen werden: Sie zeigen, was eure Gäste suchen.

In HerePicks zeigen die Statistiken des Gastgeber-Angebots die Aufrufe des Guides, die angesehenen Orte und die gestarteten Routen, ohne einen Gast einzeln zu verfolgen.

Nein, er übernimmt, wenn ihr nicht da seid: am Abend, an einem freien Tag, oder damit ihr nicht bei jeder Ankunft dieselben Tipps wiederholt. Wenn ihr da seid, ersetzt nichts einen persönlichen Rat, und der Guide kann das Gespräch sogar unterstützen.

Es geht nicht darum, Technik einzubauen, um modern zu wirken, sondern ein Blatt, das verloren geht, durch einen Link zu ersetzen, der aktuell bleibt und Gäste durch den Aufenthalt begleitet. Was dieser Link enthalten soll, zeigen gute Adressen für Gäste und eine digitale Gästemappe erstellen.